BRIFEANDO PROYECTOS DIGITALES
Todo empieza con un plan
Considerando que la construcción de un producto digital es un proceso intensivo que expone dificultades, en el encuentro del 16 de agosto, desde EGO aportaron herramientas para llevarlo a cabo con éxito.
Desde problemas de comunicación, definiciones o la preparación del equipo, las iniciativas digitales afrontan situaciones que las pueden hacer morir en el intento. Para que eso no suceda, Ricardo Teruel, Co-Founder de EGO, explicó cómo bifrear, paso a paso, un proyecto en el marco de los #CursosCAA, el ciclo de webinars gratuitos que la Cámara de Anunciantes brinda a sus asociados. Asumiendo que los inconvenientes impactan directamente en la calidad del producto, el valor final de la inversión y el humor de la empresa, la agencia compartió instancias y recursos simples para descubrir, interpretar, debatir y consolidar las necesidades frente a estas iniciativas. También se explicó cómo documentarlas, luego, dentro de un brief, y de qué modo construir un equipo interiorizado que pueda liderar una construcción orientada a los objetivos.
UN PUNTO DE PARTIDA FRENTE A PROBLEMAS COMUNES
“Siempre se debe partir de un brief”, comenzó explicando Teruel, y contó que cuando no se toman soluciones metodológicas, EGO suele encontrar:
• Iniciativas no discutidas internamente que trasladan las discusiones dentro del proyecto, impactando en el alcance, en consecuentes recotizaciones, en el ánimo de los equipos y, por sobre todo, en la calidad final del proyecto.
• Alcances mal definidos, que crean sobre-cotizaciones que pueden cancelar la iniciativa antes de empezar, sub-cotizaciones que esconden re-cotizaciones que disparan la inversión o directamente cancelan el proyecto.
• Desconocimiento del impacto del proyecto, dado que en un proyecto digital intervienen muchas personas, equipos y disciplinas.
Por eso, propuso tener un plan para mantener organizado y estructurado el proceso; una instancia que, si bien es y será caótica, permite setear las expectativas. “Es casi una regla -aseguró- que detrás de un pedido completo se encuentra un equipo comprometido y proyectos fluidos y efectivos, que mantiene la intensidad y la comunicación a lo largo del proyecto, desde los pilares”. De este modo, el brief organiza y visibiliza las necesidades del negocio, alinea las expectativas del negocio en relación a la iniciativa, define el alcance del proyecto, delimita alcances presupuestarios y agiliza los procesos de cotización.
Según detalló, hay que hacerlo antes de comenzar el diseño de un nuevo producto o iniciativa digital, de agregar una nueva funcionalidad a un producto existente o de convocar a terceros a participar de una iniciativa. Y, si bien se puede obtener mediante una consultoría, el experto sugirió desarrollarlo internamente, siempre sponsoreado por rangos altos (como la gerencia) y, al mismo tiempo, liderado por una persona con poder de definición y llegada con las/os tomadoras/es de decisiones, instancias para las que sugirió un Service Level Agreement (SLA).
EL ARMADO: UN PROCESO METODOLÓGICO
Teruel propuso un plan de briefing que consta de tres tapas:
• Devorar información
La primera instancia es la exploración: el momento de preguntar, escuchar, investigar y relevar, con una escucha activa (tomando notas) y dejando que las personas se expresen libremente. Con ello se busca obtener el por qué, el para quién y el para qué. Será necesario identificar a las áreas con impacto en el proyecto y tener acceso a las personas decisoras con poder de definición. También explicó que se pueden construir preguntas de base, de contexto, técnicas o limitantes; y que la organización puede ser con meet grupales o con instancias asincrónicas (reuniones 1:1 o grupos reducidos, envío de formulario o de email). Respecto a los softwares útiles mencionó Mural, FigJam, Miro, Trello, Notion, Google Docs. En cuanto a herramientas diferenció a las que sirven para entender el negocio (como Value Proposition Canvas, la intersección del customer y la propuesta de valor, en la que hizo hincapié), para conocer lo existente (métricas), para tangibilizar ideas (How might we?, que recomendó para que las respuestas absolutas ofrezcan soluciones) o para conocer a la persona usuaria (Jobs to be done).
• Armar el mapa
La segunda etapa consiste en analizar, incluyendo a las personas de las áreas involucradas y a las tomadoras de decisiones. De este modo, habrá que estudiar las respuestas y describirlas lo más detalladamente posible para convertirlas en un requerimiento. Si llegaron a usarse los canvas, pueden utilizarse los “pain-rellievers” y los “How might we? Se documentará en razón a su funcionalidad esperada (qué esperamos que hagan) y se detallarán las áreas de influencia de cada feature (si podemos hacerlos con equipos internos y/o proveedores existentes o si necesitamos nuevos). Luego habrá que priorizarlas: centrarse en lo que es importante y crítico para el negocio y la iniciativa, dejar claro el foco del proyecto, comprender el alcance, asignar y disponer recursos de forma efectiva y minimizar el margen de error. Sugirió usar la matriz de deseabilidad / factibilidad, que ofrecerá cuatro cuadrantes: Lo haremos, Tal vez lo hagamos, No lo haremos, Nice to have.
• Un organismo vivo
Finalmente llega el amado del brief, dividido en cuatro bloques: Contexto (presentación de la empresa, su propuesta de valor, trayectoria, servicios y clientes), Acerca del proyecto (versionado y presentación con su alcance, objetivos, etc.), Administrativo (fechas y etapas, condiciones comerciales) y Acerca del proveedor (propuesta técnica y económica, roadmap). Recomendó mantener todo organizado y documentar el proceso interno.
Para concluir, Teruel insistió en que “un gran proyecto parte de un gran brief” y que “hacer un gran brief implica que hubo involucramiento”, generando conciencia en el equipo acerca de la iniciativa a desarrollar. A pesar de que puedan surgir contratiempos, ya todos conocen la documentación y el orden requeridos. En este sentido, podrá ser una guía, un disparador, más simple o más complejo, pero jamás debe ser inexistente.
#SociosCAA pueden solicitar la presentación en PDF a [email protected] o a través del botón de WhatsApp que está en el ángulo inferior derecho.
#SociosCAA
El curso es sin cargo y exclusivo para los miembros de las empresas asociadas (activos y adherentes) a la CAA.
